Is een handtekening onder een gespreksverslag verplicht?

Is het noodzakelijk dat jouw zorgmedewerker zijn handtekening zet onder een gespreksverslag? Nee! Dat is niet nodig en zorgt vaak voor onnodig gedoe. Het is veel praktischer op te lossen. 

Natuurlijk is het verstandig om een verslag te maken van belangrijke gesprekken die je met je medewerker voert. Bijvoorbeeld van functioneringsgesprekken of gesprekken over problemen die er met een medewerker zijn. Met het verslag wordt het gesprek onderdeel van het personeelsdossier. 

Je medewerker weigert te tekenen

Vaak wordt aan de medewerker gevraagd om zo’n gespreksverslag te ondertekenen. Regelmatig weigeren medewerkers dit: zij zijn bang dat ze dan hun eigen graf graven. Of ze denken dat ze met hun handtekening akkoord gaan met verwijten die de werkgever in het gesprek maakt. 

Het achter de handtekening aanzitten van de medewerker kost veel tijd en negatieve energie. En een gespreksverslag zonder handtekening lijkt niet definitief. Hoe los je dit praktischer op?

Handtekening niet noodzakelijk

Het gespreksverslag is meestal relevant bij een ontslagprocedure of in de aanloop daar naartoe. Het is voor de rechter belangrijk om te weten wat je al met je medewerker hebt besproken over zijn functioneren of de andere problemen. En hoe de medewerker daarop reageerde. 

Maar voor een rechter is het niet noodzakelijk dat de medewerker heeft getekend voor het gespreksverslag. Wél is belangrijk dat de medewerker weet wat in gespreksverslag staat en hierop kan reageren. Komt een gespreksverslag voor het eerst tijdens de procedure naar voren (meestal maanden later)? Dan heeft het voor de rechter weinig waarde.

Stuur het toe en vraag om een reactie

In plaats van te vragen om de handtekening, is het praktischer om een gespreksverslag aan de medewerker toe te sturen. Vraag hem om eventuele opmerkingen binnen enkele dagen terug te sturen. De rechter gaat er dan vanuit dat het verslag weergeeft wat jullie hebben besproken. 

Als je medewerker niet reageert en hij komt (maanden later) tijdens een procedure alsnog met opmerkingen over het gespreksverslag, dan zal een rechter dat niet snel serieus nemen. 

Wanneer je medewerker wel reageert op het verslag, voeg dan zijn opmerkingen als bijlage toe. De opmerkingen moeten gaan over wat is gezegd tijdens het gesprek. Niet om allerlei nieuwe argumenten. 

Een paar aandachtspunten:

  • Het verslag hoeft geen letterlijke weergave van het gesprek te zijn. Het moet wel duidelijk zijn wat het onderwerp van het gesprek was. En wat ieders standpunt is.
  • Het gaat (alleen) om het vastleggen van wat is besproken. Niet om wat ‘de waarheid’ is of om nieuwe argumenten toe te voegen. 
  • Stuur het verslag binnen enkele dagen naar je medewerker.  
  • Belangrijk! Je moet kunnen aantonen dat de medewerker het gespreksverslag heeft ontvangen. Stuur het – als dat kan – per e-mail naar hem toe.

Leg jij de gesprekken met jouw zorgmedewerker op de juiste manier vast? Heb je vragen hierover of wil even sparren? Neem dan vrijblijvend contact op met onze helpdesk.

Deel dit bericht:

Meld je aan voor de Nieuwsbrief.

Meld je hier aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte.

Icoon
Icoon