Wtta in de zorg: moet je iets doen?

Leent jouw zorgorganisatie weleens personeel uit aan een andere zorginstelling? Of werken jullie met uitzend- en detacheringsbureaus? Dan krijg je te maken met de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta). De Wtta lijkt op het eerste gezicht vooral bedoeld voor uitzendbureaus. Toch raakt de wet ook veel zorgorganisaties. Zorginstellingen lenen namelijk regelmatig medewerkers aan elkaar uit. Ook werken veel organisaties met externe bureaus en regionale samenwerkingsverbanden.

De vraag is dus: wat betekent de Wtta voor jouw organisatie? Moet je straks zelf een toelating aanvragen? Of valt jullie werkwijze buiten de nieuwe regels?

Wat verandert er met de Wtta?

De Wtta voert een toelatingsstelsel in voor organisaties die personeel uitlenen. De wet treedt op 1 januari 2027 in werking. Vanaf 1 januari 2028 wordt het verbod op uitlenen zonder toelating gehandhaafd.

Vanaf dat moment mag een organisatie in principe alleen personeel uitlenen met een toelating van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU). Ook voor de inlener verandert er iets. Die mag dan alleen arbeidskrachten inlenen van een toegelaten uitlener. Een uitlener met een ontheffing of die onder een uitzondering valt, mag ook personeel blijven uitlenen.

De wet is onder meer bedoeld om misstanden in de uitzendsector tegen te gaan. Maar de regels beperken zich niet tot uitzendbureaus. En dat maakt de Wtta ook relevant voor de zorg.

Leen je personeel uit aan een andere zorginstelling?

Stel, jouw organisatie heeft tijdelijk wat ruimte in het rooster. Een zorginstelling in de regio kampt juist met een personeelstekort. Een van jouw verpleegkundigen draait daarom een paar diensten bij die organisatie. Jullie brengen daarvoor de kosten in rekening. Ben je dan ineens een uitzendbureau?

Nee. Maar je stelt mogelijk wel een arbeidskracht ter beschikking. Dat is het geval als je tegen vergoeding een medewerker laat werken bij een andere organisatie, onder leiding en toezicht van die andere organisatie. Gelukkig kent de wet een belangrijke uitzondering: collegiale uitleen.

Voldoe je aan die voorwaarden? Dan valt deze uitleen buiten de toelatingsplicht.

Wanneer is sprake van collegiale uitleen?

Van collegiale uitleen is sprake als je een medewerker uitleent die normaal gesproken binnen jouw eigen organisatie werkzaam is. Neem het voorbeeld hierboven: een van jouw verpleegkundigen werkt bij uitzondering een aantal diensten bij een zorgorganisatie in de regio. Jullie blijven werkgever en brengen alleen de toegestane loonkosten in rekening.

Dat kan onder collegiale uitleen vallen. Een belangrijke voorwaarde is dat het gaat om een medewerker die normaal gesproken binnen jouw eigen organisatie werkt. Ook mag je niet meer dan de toegestane loonkosten doorberekenen. De Wtta geeft meer duidelijkheid over wat daaronder valt. Denk aan het brutoloon, vakantiebijslag, vakantiedagen, werkgeverspremies, pensioenpremies en bepaalde reis- en onkostenvergoedingen. Daarbovenop mag je maximaal 5% van de brutoloonkosten rekenen voor werkzaamheden die samenhangen met het uitlenen, zoals de kosten van de personeelsadministratie.

Dat laatste percentage is belangrijk. De uitzondering is niet simpelweg: wij verdienen er niet of nauwelijks aan, dus het is collegiale uitleen. Je moet kunnen aantonen dat de vergoeding binnen de wettelijke grens blijft. Zorg daarom dat je de berekening goed vastlegt.

Niet iedere uitwisseling tussen zorginstellingen is collegiaal

Leen je af en toe een medewerker uit die normaal binnen jouw eigen organisatie werkt? Dan kan sprake zijn van collegiale uitleen. Maar er zijn ook situaties waarin je beter moet kijken.

Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die vooral is aangenomen om elders te werken. Of aan medewerkers die structureel bij andere organisaties worden ingezet. In zulke gevallen is het minder vanzelfsprekend dat zij bij jouw organisatie in dienst zijn voor werkzaamheden binnen jouw eigen organisatie. Dat is een van de benodigde criteria om van collegiale uitleen te spreken.

Kijk daarom naar wat er in de praktijk gebeurt. Dat bepaalt of de uitzondering voor collegiale uitleen van toepassing is. Val je niet onder deze uitzondering van collegiale uitleen, dan moet je dus toegelaten worden door de NAU of een ontheffing hebben.

En hoe zit het met regionale flexpools?

Veel zorgorganisaties werken regionaal samen om personeel flexibeler in te zetten. Ook daarvoor bevat de Wtta een bijzondere regeling. Werkgevers mogen onder voorwaarden medewerkers collegiaal uitlenen via een samenwerkingsverband zonder winstoogmerk. Zo’n samenwerkingsverband wordt ook wel een arbeidspool genoemd. Onder voorwaarden mag daarbij gewerkt worden met gemiddelde loonkosten per functiegroep.

Maar let op: heeft het samenwerkingsverband de medewerkers zelf in dienst en leent het hen vervolgens uit? Dan is het samenwerkingsverband zelf uitlener. Het valt dan in principe wél onder de toelatingsplicht. Ook als het samenwerkingsverband alleen als doorlener optreedt, kan de toelatingsplicht gelden. De medewerker is dan immers niet bij het samenwerkingsverband in dienst.

Werk je met een regionale flexpool? Neem dan niet automatisch aan dat de uitzondering voor collegiale uitleen geldt. Bekijk hoe de samenwerking juridisch en feitelijk is ingericht.

Geen collegiale uitleen? Kijk naar de ontheffing

Blijkt jouw uitleen niet onder collegiale uitleen te vallen? Dan betekent dat nog niet automatisch dat je het volledige toelatingstraject moet doorlopen. Voor organisaties die slechts beperkt personeel uitlenen bestaat namelijk een ontheffingsmogelijkheid.

Je komt daarvoor in aanmerking als je aan alle voorwaarden voldoet. De omzet uit het uitlenen moet minder dan 10% van je totale jaaromzet bedragen. Die omzet mag bovendien niet hoger zijn dan € 5 miljoen per jaar. En je organisatie moet vóór de aanvraag minimaal twaalf maanden loon hebben betaald en mag geen uitzend- of payrollbedrijf zijn.

Voor zorginstellingen die naast hun gewone zorgactiviteiten op beperkte schaal medewerkers uitlenen, is dit dus een interessante mogelijkheid.

Maar let op: een ontheffing is iets anders dan een uitzondering. Bij collegiale uitleen val je buiten de toelatingsplicht. Voor een ontheffing moet je wél een aanvraag indienen bij de NAU. Dat kan vanaf 1 mei 2027.

Leen je alleen personeel in? Ook dan verandert er iets

Misschien leent jouw organisatie zelf helemaal geen medewerkers uit. Maar werken jullie wel met uitzend- of detacheringsbureaus? Ook dan krijg je met de Wtta te maken.

Vanaf 1 januari 2028 mag je namelijk alleen personeel inlenen van een partij die daarvoor bevoegd is. Vanaf 1 juli 2027 komt er een openbaar register van de NAU. Daarin kun je controleren of een uitlener een toelating of ontheffing heeft of onder de overgangsregeling valt. Als je je hier als inlener niet aan houdt, kun je een boete krijgen.

Dat klinkt overzichtelijk. Toch vraagt het binnen zorgorganisaties om voorbereiding. Weet jij bijvoorbeeld precies via welke bureaus binnen jouw organisatie medewerkers worden ingehuurd? Loopt alle externe inhuur via HR of recruitment? Of huren locaties en leidinggevenden ook zelfstandig mensen in?

Breng dat nu in kaart. Kijk daarbij ook kritisch naar je bestaande leveranciers. Vraag hoe zij zich voorbereiden op de Wtta en leg vast wie straks de controle in het register uitvoert.

Wacht niet tot 2028

Het verbod wordt pas vanaf 1 januari 2028 gehandhaafd. Toch is het verstandig om nu al te beginnen.

De eerste belangrijke datum komt namelijk snel dichterbij. Bestaande uitleners die gebruik willen maken van de overgangsregeling, kunnen zich van 1 november tot en met 31 december 2026 aanmelden. Daarna loopt van 1 mei tot en met 30 juni 2027 de aanvraagperiode voor de toelating. Vanaf 1 juli 2027 start de NAU met het beoordelen van aanvragen en wordt het register voor inleners beschikbaar.

Leent jouw zorgorganisatie zelf personeel uit? Wacht dan niet tot volgend jaar met de vraag of je onder de toelatingsplicht valt.

Wat moet je nu doen?

Begin met een inventarisatie. Kijk daarbij zowel naar de medewerkers die je uitleent als naar de medewerkers die je inleent.

• Leen je zelf personeel uit? Breng dan per constructie in kaart waarom je medewerkers uitleent, waar zij normaal werken en welke vergoeding je rekent. Beoordeel vervolgens of sprake is van collegiale uitleen.
• Is dat niet zo? Onderzoek dan of jouw organisatie voor een ontheffing in aanmerking komt. Zo niet, dan moet je beoordelen of een toelating nodig is.
• Leen je alleen personeel in? Maak dan inzichtelijk met welke uitleners je werkt. Spreek ook af wie straks controleert of deze partijen in het register van de NAU staan.

Juist in de zorg bestaan veel verschillende vormen van personeelsuitwisseling. Daardoor bestaat er ook geen standaardantwoord op de vraag wat jouw organisatie onder de Wtta moet regelen.

Vragen over de Wtta?

Leent jouw organisatie medewerkers uit aan andere zorginstellingen? Werk je met een regionale flexpool? Of twijfel je of een bepaalde constructie onder collegiale uitleen valt? Laat de constructie dan op tijd beoordelen. Wij kijken graag met je mee. Zo weet je vóór de nieuwe regels gaan gelden wat je wel en niet hoeft te regelen.