De tijd vliegt! Voor je het weet staan de zomervakanties weer voor de deur. Een periode van rust voor de medewerker. Maar niet altijd voor de werkgever, zeker niet in de zorg. Vakantieaanvragen en het opnemen van dagen leiden vaak tot allerlei ingewikkelde situaties en vragen.
In dit artikel bespreken we de 10 meest gestelde vragen (en antwoorden) over vakantie. Let op, in veel zorgcao’s staan afwijkingen van de wettelijke regels, dus blijf altijd alert en kijk er je eigen cao op na.
1. Hoe moet een medewerker vakantie aanvragen?
De medewerker moet de aanvraag officieel schriftelijk doen. Let op! Als werkgever moet je binnen twee weken schriftelijk reageren op de aanvraag. Reageer je te laat? Dan staat de vakantieaanvraag vast. In de praktijk wordt de soep overigens meestal niet zo heet gegeten, en is de zorgmedewerker bijna altijd nog wel tot overleg bereid.
2. Kun je een vakantieaanvraag weigeren?
Een vakantieaanvraag kun je niet zomaar weigeren. Uitgangspunt is dat de medewerker bepaalt wanneer er vakantiedagen worden opgenomen. Je mag een aanvraag alleen weigeren als je daar ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’ voor hebt. De cao VVT geeft daarbij als voorbeeld het ‘ernstig in gevaar komen van de continuïteit van de zorgverlening’. Wil je een vakantieaanvraag weigeren, dan moet je dit goed motiveren. Bovendien moet je dit dus binnen twee weken schriftelijk laten weten.
Mocht uit de aanvragen blijken dat de vakanties van collega’s voor het merendeel samenvallen, ga dan eerst met de groep in gesprek om te kijken naar een oplossing. Maar houd wel de reactietermijn van twee weken in de gaten!
3. Welke vakantiedagen zijn er allemaal?
Allereerst zijn er de wettelijke vakantiedagen. Deze volgen uit de wet en bedragen 4 x de arbeidsduur per week. Dus op het moment dat een zorgmedewerkster 24 uur werkt, dan heeft zij jaarlijks recht op 96 wettelijke vakantie-uren.
Daarnaast kennen we de bovenwettelijke vakantiedagen. Het is op zich aan de werkgever of deze extra vakantiedagen worden toegekend, maar dat is in alle zorgcao’s het geval. De cao VVT kent bijvoorbeeld bij een voltijdsdienstverband 58,4 bovenwettelijke vakantie uren en 35 extra bovenwettelijke vakantie uren toe.
Er zijn ook cao’s die PLB-uren toekennen. Dit zijn geen vakantieuren zoals bedoeld in de wet. Op deze uren zijn de wettelijke bepalingen over vakantiedagen dus niet van toepassing, zoals die wel van toepassing zijn op wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Cao’s kunnen voor deze uren dus zelf bepalen welke regels gelden.
4. De goedgekeurde vakantie komt toch niet uit, kun je dit nog intrekken of wijzigen?
Dit kan voor de werkgever alleen bij zwaarwegende bedrijfsbelangen en dus alleen in zeer bijzondere gevallen. Grote kans dat je medewerker inmiddels een vakantie heeft geboekt. Je moet in dat geval de kosten van annulering van de geboekte vakantie aan je medewerker vergoeden. In de cao VVT en de cao GHZ is dit bijvoorbeeld ook expliciet opgenomen.
5. Blijven vakantiedagen onbeperkt geldig?
Uitgangspunt is dat wettelijke vakantiedagen die een medewerker in een jaar heeft opgebouwd, uiterlijk 6 maanden na dat jaar moeten zijn opgenomen. Dit houdt in dat wettelijke vakantiedagen die in 2022 zijn opgebouwd, uiterlijk 1 juli 2023 moeten zijn opgenomen. Daarna vervallen de wettelijke vakantiedagen. Dit geldt niet voor de (extra) bovenwettelijke vakantiedagen. Hiervoor geldt een verjaringstermijn van 5 jaar.
Goed om te weten dat in de cao VVT voor zowel de wettelijke als (extra) bovenwettelijke vakantie uren een verjaringstermijn hanteert van 5 jaar. Daar geldt dus niet de vervaltermijn van 6 maanden voor de wettelijke vakantiedagen. De verjaringstermijn van 5 jaar geldt overigens niet wanneer de medewerker de bovenwettelijke vakantie uren heeft ondergebracht in het BalansBudget. Deze uren kunnen dan niet verjaren. Kijk goed in je eigen cao of daar ook deze afwijking in is opgenomen.
Van belang is dat je de medewerker duidelijk wijst op het vervallen van de wettelijke vakantiedagen. Dit moet je actief doen. Alleen een berichtje op intranet dat vakantiedagen dreigen te vervalen is niet voldoende. Uit de informatie moet duidelijk blijken wat het gevolg is van het niet opnemen van de wettelijke vakantiedagen, namelijk het verval daarvan. Informeer je de medewerker niet? Dan kun je je niet beroepen op het verval van de wettelijke vakantiedagen. De medewerker moet deze dagen dan alsnog kunnen opnemen.
Er geldt een uitzondering op het verval van de wettelijke vakantiedagen wanneer de medewerker ‘niet in staat’ is geweest om vakantiedagen op te nemen. Let op, de medewerker moet bewijzen dat hiervan sprake is.
6. Een medewerker wordt ziek tijdens zijn vakantie, hoe zit dit?
Voor een medewerker niets vervelender, ziek worden tijdens de vakantie. De medewerker moet zich dan op de gebruikelijke wijze ziekmelden. Het is verstandig om in je verzuimprotocol regels en voorschriften op te nemen over ziekte tijdens vakantie.
Op het moment dat de medewerker zich ziekmeldt, dan zijn deze dagen ziektedagen en dus geen vakantiedagen meer. In de cao GGZ en cao Ziekenhuizen staat dit bijvoorbeeld ook expliciet opgenomen. Alleen met toestemming van de werknemer mogen deze ziektedagen als vakantiedagen worden aangemerkt.
Tijdens de ziekteperiode op vakantie moet de medewerker wel bereikbaar blijven en zich aan eventuele controlevoorschriften houden.
7. Kan een langdurige zieke medewerker vakantie opnemen?
Ook een langdurige zieke medewerker kan een vakantieaanvraag doen en vakantie opnemen. Er ontstaat regelmatig discussie over de vraag of de langdurige zieke werknemer vakantie uren moet opnemen en of hij daarvoor expliciet toestemming moet geven. Het uitgangspunt van de wet is dat een zieke werknemer toestemming moet geven om vakantiedagen af te laten schrijven.
De (toelichting op de) cao VVT maakt een onderscheid tussen de langdurige zieke werknemer die op vakantie wil en de medewerker die vlak voor of tijdens een vastgestelde vakantie ziek wordt. In het eerste geval stelt de cao VVT zich op het standpunt dat er geen aparte toestemming van de medewerker nodig is, aangezien de medewerker zelf om de vakantie heeft verzocht.
In het tweede geval geldt wel dat er alleen met toestemming van de medewerker vakantiedagen kunnen worden afgeschreven.
Als een zieke werknemer een vakantie aanvraagt, is het verstandig om door de bedrijfsarts te laten toetsen in hoeverre deze vakantie de re-integratie belemmert. Is dat het geval, dan mag je de aanvraag weigeren.
8. En hoe zit dat met ORT en andere toeslagen tijdens de vakantie?
Een medewerker heeft recht op het ‘normale’ loon tijdens de vakantie. Vallen hier ook vakantietoeslag, eindejaarsuitkering en onregelmatigheidstoeslag (ORT) onder? Ja! De cao GHZ geeft aan dat de ORT berekend moet worden over de zes maanden voorafgaand aan de maand waarin de vakantie wordt opgenomen. Ook de cao GGZ en de cao VVT sluiten aan bij deze termijn. Bij de berekening van het loon over een vakantiedag moeten al deze componenten worden meegenomen. Concreet betekent dit dat de opbouw vakantietoeslag en eindejaarsuitkering doorloopt en je het gemiddelde ORT moet voldoen.
9. Mijn medewerker verzoekt tot uitbetaling van vakantiedagen, kan dat zomaar?
Bovenwettelijke vakantiedagen mogen worden uitbetaald, wettelijke vakantiedagen niet. Deze mogen alleen bij einde van het dienstverband worden uitbetaald.
Voor (tussentijdse) uitbetaling van bijvoorbeeld Balansverlof of PLB uren gelden (zoals al benoemd bij vraag 3) de specifieke regels van de cao. De cao GHZ geeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om 50% van het Balansverlof wat dat jaar is toegevoegd, uit te laten betalen.
10. Een medewerker weigert vakantiedagen op te nemen, wat kan ik doen?
Ga met je medewerker in gesprek en bespreek de vraag waarom de medewerker geen vakantie wil opnemen. Wijs de medewerker in dat gesprek op het vervallen van de wettelijke vakantiedagen (tenzij je dus onder de cao VVT valt). Kijk in dat gesprek samen naar de mogelijkheden voor het plannen van een vakantie en wijs de werknemer ook op het goed werknemerschap.
Doel van het opnemen van vakantie is namelijk het ‘recupereren’, het herstellen van de arbeid. Zeker als je ziet dat de werknemer oververmoeid is mag van een goed werknemer verlangd worden dat hij vakantie opneemt. Uiteindelijk blijft het echter aan de medewerker om te bepalen of hij vakantie opneemt. Maak van dit gesprek een gespreksverslag en deel deze met de medewerker. Wil de medewerker alsnog niets opnemen? Leg dit dan schriftelijk vast en wijs nogmaals op het vervallen van de wettelijke dagen.
Heb je meer vragen over verlof en verlofvormen?
Meld je dan aan voor ons webinar ‘Bijzondere verlofvormen in de zorg, ken jij ze allemaal?’ op 8 februari 2024.
Meld je aan voor de Nieuwsbrief.
Meld je hier aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
