Een tussentijds functioneringsgesprek: hoe bereid ik zo'n gesprek voor?

Een tussentijds functioneringsgesprek: hoe bereid ik zo’n gesprek voor?

Theo heb ik onlangs bijgestaan. Zijn werkgever had het één en ander aan te merken op zijn functioneren en wilde een tussentijds functioneringsgesprek. Theo belde mij omdat hij wilde weten wat hij nu moest doen. Ik heb Theo gevraagd om op te schrijven hoe het proces is gegaan.

‘Een aankondiging voor een gesprek met de directeur, goed of slecht nieuws?’

Vrijdagavond aan tafel, ik schep nog eens op en vertel mijn vrouw Liesbeth dat ik maandag naar Rotterdam moet. Voor een gesprek met de divisiedirecteur. Liesbeth vraagt mij of dat goed of slecht nieuws is. Natuurlijk heb ik daar ook de hele middag over nagedacht. Ik weet het niet, misschien krijg ik toch opslag, want dat vraag ik al twee jaar. Liesbeth is wat kritisch. De verkopen van de afgelopen jaren vallen tegen en ik ben toch ook een paar grote klanten kwijtgeraakt?

Natuurlijk heb ik wel gevraagd waar het over ging, maar hij wilde niks zeggen. Dat kwam maandag wel. Liesbeth zegt dat ik mij goed moet voorbereiden op het gesprek. Dat was ik ook van plan, maar hoe doe je dat als je niet weet waar het over gaat..

Bereid je (ook) voor op een lastig gesprek

Natuurlijk kan het gesprek positief zijn. Misschien krijgt Theo inderdaad een opslag, of mag hij een opleiding volgen. Maar om eerlijk te zijn: bij een tussentijds gesprek met de baas is de kans groter dat er wat aan de hand is. Luister dan ook goed naar je onderbuikgevoel. Opslag krijg je als het heel goed gaat en niet als dat niet zo is. Het is daarom goed om je (ook) voor te bereiden op de lastige varianten:

1. Theo wordt het één en ander verweten en hij krijgt een berisping en misschien wel een laatste kans, kortom een lastig functioneringsgesprek
2. Theo wordt in min of meer duidelijke taal te kennen gegeven dat hij het veld moet ruimen.

Variant 1: Een lastig gesprek met allemaal verwijten- wat moet je vooral niet doen?

In deze situatie gaat het vrijwel altijd over ‘houding en gedrag’ en misschien ook wel inhoudelijk disfunctioneren. Theo doet er goed aan om vooral rustig te blijven en goed te blijven luisteren. Hij inventariseert als het ware wat er gezegd wordt en wat hem precies verweten wordt. Onderdruk de neiging om in de verdediging te schieten of om met een heleboel excuses aan te komen(lees: smoezen). Dat is natuurlijk heel begrijpelijk, maar niet slim. Er zit namelijk op dat moment niemand te wachten op een analyse waarom het gebeurd is. Sterker nog, je leidinggevende raakt er vooral door geïrriteerd omdat het vaak uitloopt in een welles/nietes discussie, waarbij het lijkt alsof je de verantwoordelijkheid probeert te ontlopen.

Doelstelling van het gesprek: de goede verstandhouding bewaren door verantwoordelijkheid te nemen

De goede verhouding tussen Theo en zijn directeur herstellen is dan de belangrijkste doelstelling. En een overeenstemming bereiken over “Wat te doen” en “Hoe nu verder”.  Het goede gesprek komt op gang als Theo zijn verantwoordelijkheid neemt voor zijn aandeel en begrip toont voor hoe vervelend het voor de organisatie en zijn directeur is. Dat is wat anders dan je werkgever het idee geven dat je het ermee eens bent. Zo’n gesprek kan Theo heel goed voorbereiden. Grote kans zelfs dat de berisping dan achterwege blijft.

Voor de voorbereiding van dit gesprek heb je geen advocaat nodig. Een kritische zelfblik en de wil om het samen op te lossen zijn de basisingrediënten naar de oplossing.

Variant 2: Een aankondiging voor ontslag

In de twee situatie, Theo krijgt nog net de tijd om te gaan solliciteren, maar binnen afzienbare tijd zal het contract aflopen of ontbonden worden, geldt een andere strategie. Deze situatie is veel gecompliceerder.

Vijf tips: ‘wat zeg ik wel en wat niet’ in het gesprek

Bij een aangekondigd ontslag moet men zich realiseren dat de beslissing al genomen is en dat daar in 90% van de gevallen op dat moment niets aan gewijzigd zal worden. In zo’n situatie gelden de volgende 5 tips:

1. Vragen wat de redenen zijn voor het ontslag
2. Vervolgens niet in discussie gaan, maar luisteren, opschrijven en eventueel doorvragen
3. Zelf geen lange antwoorden geven met allerlei mitsen en maren, dat is voor een later stadium
4. Natuurlijk ook niet alles maar klakkeloos toegeven, maar volstaan met: ik begrijp het
5. Vragen over de vervolgstappen: Hoe ziet u dat precies? Wat kan ik verder verwachten? Wat verwacht u verder van mij?

Eenmaal thuis kan Theo zijn emoties de vrije loop laten en daarna kan hij nadenken over de vervolgstappen.

Drie adviezen over de vervolgstappen?

1. Vermijd goedbedoelde adviezen van de buurman die vroeger bij de bond gewerkt heeft, neefjes die net aan de rechtenstudie zijn begonnen en vrienden die vroeger ook eens ontslagen zijn. Al die goedbedoelde adviezen blijken meestal waardeloos. Iedereen weet het altijd beter, maar het blijken altijd halve adviezen in volkomen andere situaties te zijn die je uiteindelijk alleen maar onzeker maken.
2. Goede raad vind je in zo’n situatie bij iemand die er verstand van heeft. En dat is een advocaat die in arbeidsrecht gespecialiseerd is. Het zijn mensen die veel vaker met het bijltje gehakt hebben en de hele dag niets anders doen. En weet dat zo goed als alle advocaten super gedreven zijn om voor jou het maximale resultaat te behalen. Daar mag je echt op vertrouwen.
3. Neem vervolgens de tijd, laat je niet opjutten door je baas. Laat hem weten wanneer je een afspraak hebt met een advocaat en dat je er daarna zo spoedig mogelijk op terug komt.
4. Bereid het gesprek met je advocaat goed voor. Bedenk goed wat voor jou een maximaal resultaat zou zijn: wil je blijven of wil je wel weg maar dan onder de beste voorwaarden? En hoe zien die voorwaarden er dan uit.

De kosten voor een eerste advies gesprek bij Hanze advocaat? Gratis. Neem dus gerust contact op om het functioneringsgesprek voor te bereiden en je  te helpen om de strategie te bepalen!