Je bent als werkgever wettelijk verplicht om een personeelsadministratie te voeren. In een personeelsdossier houd je bij hoe je medewerkers functioneren en welke verbeterpunten en afspraken er gemaakt zijn. Je hebt dit nodig als je de ontwikkeling van je werknemers wil sturen, maar ook als je een medewerker wil ontslaan. In een personeelsdossier bundel je de belangrijke gegevens over je medewerker in één (digitale) map. Maar wat als je werknemer wil weten wat er in zijn personeelsdossier staat? Moet je hieraan gehoor geven? Onlangs oordeelde de kantonrechter in Den Haag daarover het volgende.

Zonder dossier, geen ontslag

Vanaf de invoering van de WWZ is het personeelsdossier ontzettend belangrijk. Zonder dossier kan je werknemers in veel gevallen niet meer ontslaan. In de kwestie waarover de kantonrechter oordeelde had de werkgever ook een dossier opgebouwd tegen de werknemer. De werknemer wilde graag weten wat er in stond en vroeg om een afschrift. Deze wilde de werkgever niet geven. De kantonrechter was het hier niet mee eens.

Belang werknemer: afgifte personeelsdossier

De werkgever voerde aan dat de werknemer al bekend was met de inhoud van het dossier. Hij had namelijk al eerder kopieën opgevraagd. Bekendheid met gegevens is echter geen grond voor het niet verstrekken van de stukken, aldus de kantonrechter. Daaruit volgt dus dat de werknemer ook om een kopie kan vragen van stukken die al eerder zijn verstrekt. Naar het oordeel van de rechter heeft de werknemer in kwestie dus ook een belang bij afgifte van de stukken in zijn personeelsdossier. Er is sprake van een arbeidsconflict en de werknemer heeft recht om te weten welke stukken de werkgever van hem heeft.

Lees hier 7 tips voor een goed personeelsdossier

Verder hebben we te maken met de AVG

Het uitgangspunt van de AVG is het transparantiebeginsel. Iedereen moet in de gelegenheid zijn om de persoonsgegevens die over hem zijn verzameld, in te zien. Na één keer vervalt deze verplichting niet. Als de werknemer geen misbruik maakt van dit recht (dus elke week om de stukken gaat vragen) moet de werkgever het afgeven. Zo kan de werknemer bekijken wat er aan stukken zijn en of de informatie klopt.

Lees meer over de AVG en haar verplichtingen

Moet de werkgever altijd inzage geven?

Nee. Het inzagerecht is niet onbeperkt. Interne notities en persoonlijke gedachten over de medewerker die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg hoeven niet te worden verstrekt. Een andere uitzondering op dit recht van de werknemer is het belang van de werkgever die in sommige gevallen groter weegt dan het belang van de werknemer.

Voorkom gedoe en laat je adviseren

Het weigeren van afgifte van het personeelsdossier kan voor de rechter een aanleiding vormen om tot een hogere ontbindingsvergoeding over te gaan. Het weigeren van afgifte van het personeelsdossier kan voor de werknemer ook aanleiding zijn om een kort geding te starten. Met de nodige tijd en kosten. Dus; laat je adviseren of je het personeelsdossier al dan niet moet afgeven. En welke stukken je eventueel achter mag houden. Dit voorkomt een hoop gedoe.

Deel dit bericht:

Meld je aan voor de Nieuwsbrief.

Meld je hier aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte.

Icoon
Icoon