Reorganiseren door corona? Lees hier het 5 stappenplan

Reorganiseren door corona? Lees hier het 5 stappenplan. 

Dit artikel is het vervolg op het artikel ‘Reorganiseren door Corona: de voorbereiding aan de hand van een 7 stappenplan’. In dit artikel ga ik in op de uitvoering van de reorganisatie.

NOW aangevraagd? De korting die werd toegepast wanneer werkgevers overgingen tot bedrijfseconomisch ontslag ten tijde van NOW 1 en NOW 2 wordt geschrapt. Lees hier meer over de voorwaarden van NOW 3.0

Stap 1:  wie wordt er boventallig?

Er gelden allerlei regels om te bepalen wie er boventallig wordt. Die volgen uit de wet maar ook uit je sociaal plan (als je die hebt moeten afsluiten).

De basis is je formatieplaatsenplan zoals je die hebt opgenomen in je reorganisatieplan. Daaruit volgt in welke functies je moet krimpen en welke functies misschien helemaal komen te vervallen. Bijvoorbeeld: in de functie van secretaresse moet met 1,4 fte worden gekrompen. Welke werknemers tot deze 1,4 fte behoren moet je vaststellen met het afspiegelingsbeginsel.

Om dit afspiegelingsbeginsel te kunnen toepassen moet je éérst bepalen welke secretaresses je samen moet nemen om te bepalen wie van hen boventallig wordt. Dit is afhankelijk van de zogenoemde bedrijfsvestiging maar ook van de uitwisselbare functie. Je moet namelijk afspiegelen in de uitwisselbare functie binnen de bedrijfsvestiging. Verder is de peildatum van belang. Dat is de datum waarop je een ‘foto’ maakt van het personeelsbestand voor de afspiegeling.

Het uitgangspunt voor de bedrijfsvestiging is de formele werkgever (dus bijvoorbeeld: de B.V. of stichting). Er geldt een uitzondering als je meerdere bedrijfsvestigingen binnen de formele werkgever hebt of wanneer je een werkgever in de Zorg en Welzijn bent.

Als je de bedrijfsvestiging helder hebt moet je kijken welke secretaresses werkzaam zijn binnen die bedrijfsvestiging. Misschien zit er ook een directiesecretaresse bij. Je zult dan moeten bepalen of de functie van directiesecretaresse onderling uitwisselbaar is met de functie van secretaresse. Een functie is onderling uitwisselbaar als:

• de functies vergelijkbaar zijn voor zover het betreft de inhoud van de functie, de voor de functie vereiste kennis, vaardigheden en competenties; en
• het niveau van de functie en de bij de functie behorende beloning gelijkwaardig zijn.

In dit voorbeeld is de kans groot dat de functies niet onderling uitwisselbaar zijn.

Tip 1: Twijfel je of de functie onderling uitwisselbaar is, laat dan een extern bureau dit beoordelen

Binnen de groep secretaresses zit misschien wel één die als zzp-er werkzaam is. Of één die nog een tijdelijk contract heeft of misschien als uitzendkracht bij je werkzaam is. Het afspiegelingsbeginsel is zo ingericht dat je het eerste afscheid moet nemen van de personen met de minste rechten. Het gaat te ver om het gehele afspiegelingsbeginsel te bespreken. Je kunt hiervoor het best de tool van het UWV gebruiken. Kom je er niet uit? Ik kijk graag even met je mee.

Stap 2:  communiceren, communiceren en nog meer communiceren

Nu je weet wie er boventallig worden, zul je hierover moeten communiceren. Zonder goede communicatie geen goede reorganisatie. Wees transparant. Neem je werknemers mee in het proces. Een gezamenlijke bijeenkomst kan. Maar zorg er altijd voor dat je in individuele gesprekken de werknemers informeert over de gevolgen die de reorganisatie heeft.

“Zonder goede communicatie geen goede reorganisatie.”

Denk ook goed na wie het gesprek voert. Vaak is dit de leidinggevende en een HR-functionaris. Geef de werknemer ruimte om vragen te stellen, maar ook om de boodschap te verwerken. Sluit het gesprek af met het geven van perspectief. Dit perspectief kan bijvoorbeeld een gesprek over herplaatsingsmogelijkheden zijn en wees concreet: wanneer en hoe laat vindt het vervolggesprek plaats?

Bevestig de boventalligheid schriftelijk aan de werknemer.

Tip 2: laat bij het 2^e gesprek alvast een mobiliteitsadviseur aanschuiven

Stap 3: herplaatsing

Vervolgens moet je kijken of je de werknemers kunt herplaatsen in een passende functie.  Dit kan dus ook een functie met een lager salaris zijn.

“Onder een passende functie wordt verstaan: een functie die aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer.”

Bij de vraag of een werknemer herplaatsbaar is moet je vóóruit kijken. Het UWV toetst namelijk of je binnen de redelijke termijn al dan niet met scholing de werknemer kunt herplaatsen. De redelijke termijn is gelijk aan de opzegtermijn die jij moet hanteren (dus tussen de 1 en 4 maanden). De redelijke termijn gaat lopen vanaf het besluit van het UWV op je ontslagaanvraag.

Bij de beoordeling of er passende herplaatsingsmogelijkheden zijn moet je o.a. betrekken:

• Vacatures of verwachte vacatures binnen de redelijke termijn;
• Functies die bezet worden door tijdelijke werknemers en van wie het contract eindigt binnen de redelijke termijn;
• Functies die bezet worden door uitzendkrachten of aow-ers.

Wanneer je valt in een groep van ondernemingen dan moet je de gehele groep betrekken bij de mogelijkheid tot herplaatsing. Scholing wordt alleen van je verwacht als er zicht is op een herplaatsing binnen de redelijke termijn.

Tip 3: maak een schriftelijk verslag van de gesprekken over de herplaatsing. Hiermee kun bij het UWV aantonen dat je je hebt ingespannen om de werknemer te herplaatsen.

Wanneer de werknemer herplaatst kan worden dan kun je dit vastleggen met een addendum op de bestaande arbeidsovereenkomst.

Stap 4:  beëindiging van de arbeidsovereenkomst

Wanneer de werknemer niet herplaatst kan worden, dan zul je het dienstverband willen beëindigen. Of dat kan hangt ook af van je sociaal plan. Soms staan daar langere herplaatsingstermijnen in die je moet ‘uitzitten’ voordat je tot beëindiging over kunt gaan.

Idealiter kom je er met de werknemer uit met een beëindigingsovereenkomst. De werknemer zal op z’n minst dan recht hebben op de wettelijke transitievergoeding. Om te voorkomen dat je een gehele UWV procedure moet ‘optuigen’ kun je ervoor kiezen om nét iets extra’s te bieden dan waar hij recht op heeft dan wanneer hij de UWV procedure doorloopt.

Tip 4: bied een zogenoemde tekenbonus aan wanneer de werknemer voor datum x de beëindigingsovereenkomst tekent.

Als je er niet met een beëindigingsovereenkomst uitkomt, zul je een ontslagaanvraag moeten indienen bij het UWV. Het UWV kent hiervoor standaardformulieren (A, B en C) die je moet invullen.

Tip 5: om te voorkomen dat de werknemer zich ziek gaat melden op het moment dat je aankondigt tot beëindiging over te gaan en je tegen een opzegverbod aanloopt, kun je alvast deel A bij het UWV indienen en uitstel vragen voor deel B en C. Gedurende dit uitstel kun je dan onderhandelen over de beëindigingsovereenkomst.

Stap 5:  biedt een vrijwillig vertrekregeling aan

Het traject van boventallig verklaren en aan de slag gaan met de herplaatsing kost tijd, energie en geld. Wanneer je voorziet dat de werknemer niet herplaatst kan worden, kun je overwegen om een vrijwillig vertrekregeling open te stellen. Nog vóórdat de werknemers boventallig worden verklaard. Je voorkomt hiermee gedwongen ontslagen. Deze vrijwillig vertrekregelingen kun je op maat maken door te bepalen voor welke functies die openstaat en hoeveel fte er maximaal gebruik van kan maken.

Je voorkomt hiermee dat je werknemers moet aanwijzen die boventallig worden. Tegelijkertijd neem je afscheid van werknemers die – kennelijk – toch liever iets anders gaan doen. De kanttekening is wel dat ook je goede mensen kunnen vertrekken, dat kun je niet tegenhouden.

Tip 6: een vrijwillig vertrekregeling is niet handig wanneer je voorziet dat je juist alle werknemers kunt herplaatsen in een passende functie.

Tot slot

Als je vragen over de uitvoering van de reorganisatie hebt of als ik mee kan kijken neem dan gerust contact met mij op (085 27 33 586 of klaver@hanzeadvocaat.nl).

Terug naar het nieuwsoverzicht