Reorganiseren door corona? Hier lees je een 7 stappenplan

De coronacrisis raakt ons allemaal. De maatschappij, maar ook jou en je organisatie. De samenleving verandert en dit vergt vrijwel ook altijd veranderingen in organisaties.

Vragen die je jezelf vast de afgelopen weken hebt gesteld zijn: ‘Hoe houd ik mijn business?’ ‘Wat is de behoefte bij mijn klanten?’ ‘Zijn hiervoor andere producten nodig?’ ‘Wat voor impact heeft de ‘digitale wereld’ op de manier van werken?’ Kortom: ‘hoe houd ik toegevoegde waarde én kan ik mij blijven onderscheiden?’ Meebewegen en veranderen is vrijwel altijd vereist.

Meebewegen en veranderen

Meebewegen en veranderen kan op veel manieren. Wellicht moet je snijden in de kosten of moet je krimpen in je personeelsbestand. Maar het kan ook zo zijn dat je de verantwoordelijkheden in de organisatie anders wilt verdelen. Of dat je op een heel andere manier wilt gaan samenwerken. Deze veranderingen zijn over het algemeen belangrijke wijzigingen waardoor je in een moeras van regels en procedures terecht komt.

In dit artikel bespreek ik een 7 stappenplan hoe de voorbereiding op een reorganisatie eruit ziet tot het definitieve besluit over de reorganisatie.

Lees hier het 5-stappenplan van de uitvoering van een reorganisatie. 

Stap 1:  Begin met het einde voor ogen

‘Een goede voorbereiding is het halve werk’ luidt het spreekwoord en is zeker van toepassing op reorganiseren.

Begin met het einde voor ogen. Bepaal wat je doel is.  Wat wordt het ‘eindproduct’? Bij belangrijke wijzigingen in de organisatie is dit de adviesaanvraag voor de OR (of andere medezeggenschapsorganen). Als één van de wijzigingen ook leidt tot een krimp in je personeelsbestand, zul je daar ook de ontslagprocedure bij het UWV moeten betrekken.

Adviesaanvraag OR

Over belangrijke wijzigingen in je organisatie moet je advies vragen aan de OR. Maar wat zet je in zo’n advies aanvraag? Dit moet er in ieder geval in staan:

  • een uiteenzetting waarom de (voorgenomen) wijzigingen nodig zijn;
  • de gevolgen voor het personeel;
  • de opvang van de gevolgen voor het personeel; en
  • hoe je de wijzigingen wilt gaan implementeren.

Ontslagprocedure UWV

Moeten er werknemers voor ontslag worden voorgedragen? Dan moet je weten hoe het UWV dit ontslag toetst. Het UWV hanteert een aantal gronden waardoor je genoodzaakt kunt zijn in te grijpen in je personeelsbestand. De meest voorkomende zijn:

  • slecht of slechter wordende financiële situatie;
  • werkvermindering;
  • organisatorische of technologische veranderingen.

Elke grond ken z’n eigen vereisten die je moet aantonen bij het UWV. Wil je hierover meer lezen, dan kun je de uitvoeringsregels hier lezen. Het is dus goed om op voorhand te bepalen welke grond aan de orde is en die vereisten mee te nemen in je voorbereiding.

Tip 1: inventariseer welke stukken het UWV nodig heeft en betrek die bij je voorbereiding

Stap 2: overzicht in de chaos creëren

Nu je weet wat je ‘eindproduct’ is, zul je informatie moeten gaan verzamelen. En voordat dit leidt tot een chaos van stukken die ‘alle kanten op gaan’, is het goed om structuur aan te brengen.

Het aanbrengen van structuur doe je door middel van het samenstellen van een projectteam met een projectleider die de verantwoordelijkheid voor de voortgang draagt. Het projectteam bestaat over het algemeen uit de projectleider, een HR-functionaris, een beleidsmedewerker en een (externe) jurist. Met de Raad van Bestuur / MT zul je regelmatig moeten afstemmen over de inhoud van de plannen. Deze vormen vaak de stuurgroep waar je als projectteam een ‘go’ ophaalt om weer een stap verder te gaan. Bepaal de regelmaat waarin het projectteam bij elkaar komt. Maak daarbij een realistische planning. Hoe groot je ‘projectstructuur’ is hangt natuurlijk af van de grootte van de reorganisatie.

Het reorganisatieplan

Een handvat voor het projectteam is het reorganisatieplan. In dit plan komen de hoofdstukken terug die nodig zijn voor de adviesaanvraag aan de medezeggenschap en de (eventuele) ontslagprocedure bij het UWV. Een hoofdstukindeling ziet er als volgt uit:

  • Hoofdstuk 1: achtergronden en motieven die tot de voorgenomen organisatieverandering hebben geleid
  • Hoofdstuk 2: Beschrijving huidige & gewenste situatie
  • Hoofdstuk 3: Personele gevolgen (was/wordt overzicht, formatieplaatsenplan)
  • Hoofdstuk 4: Sociale regelingen: sociaal plan met de vakbonden of met de OR
  • Hoofdstuk 5: Financiele onderbouwing: wat kost de reorganisatie en wat levert deze (op termijn) op
  • Hoofdstuk 6: Planning- en implementatie (data van boventalligheid, duur herplaatsingstermijn)
  • Hoofdstuk 7: Advies- en besluitvormingsproces (medezeggenschap & vakbonden);
  • Hoofdstuk 8: Communicatie

Alle hoofdstukken zijn belangrijk, zo ook zeker het financiële hoofdstuk. Reorganiseren kost geld. Realiseer je dat je bij de beëindiging van een dienstverband (minimaal) de transitievergoeding verschuldigd bent. En misschien staat in je sociaal plan wel een herplaatsingstermijn van 6 maanden. Het loon van de werknemer loopt dan gewoon door. Is de reorganisatie dan nog betaalbaar? En hoe ziet het plaatje van de onderneming op termijn – na de reorganisatie – eruit?

Tip 2: maak gebruik van een reorganisatieplan.

Model reorganisatieplan ontvangen? Klik hier en neem contact met ons op. 

Stap 3:  opstellen van een realistische planning

Het projectteam is verantwoordelijk voor de voortgang van de voorbereiding. Aan de hand van de indeling in het reorganisatieplan zal het projectteam opdrachten moeten uitzetten bij collega’s.

Je werkt toe naar het definitieve besluit van de Raad van Bestuur over de reorganisatie. Een OR adviestraject duurt over het algemeen in ieder geval 6 weken. Als je nog met de vakbonden om tafel moet voor een sociaal plan dan moet je rekening houden met een doorlooptijd van zo’n 2-3 maanden.

Stel dat je de nieuwe situatie in wilt laten gaan op 1 mei. Je zult dan het reorganisatieplan gereed moeten hebben op uiterlijk 1 februari, zodat je in die maand de adviesaanvraag kunt indienen en (mogelijk) met de vakbonden om tafel kunt. Het opstellen van het reorganisatieplan kost ook tijd. Dit is natuurlijk afhankelijk van de grootte van de reorganisatie, maar je bent al snel 2 tot 3 maanden verder. In je planning zul je hier rekening mee moeten houden.

Stap 4: draagvlak creëren

Zonder draagvlak geen succesvolle reorganisatie. Draagvlak is erg belangrijk. Het is daarom een overweging waard om in het voorbereidingsproces te werken met zogenoemde klankbordgroepen. In deze klankbordgroepen plaats je werknemers uit alle gelederen van de organisatie waar je je plannen bespreekt en input vraagt. Je kunt daar ook leden van de medezeggenschap in plaatsen. Dit moet wel goed met de medezeggenschap worden afgestemd, zodat zij voldoende vrijheid voelen om in deze beginfase mee te denken met de wijzigingen.

Communicatie is een belangrijk onderdeel voor het creëren van draagvlak. Vaak wordt het door je werknemers gewaardeerd dat je ze in een vroeg stadium meeneemt in de plannen. Dit kan dan nog niet tot op detail (en hoeft ook nog niet). Timing is belangrijk. Te vroeg communiceren is niet wenselijk omdat er dan te lang onrust kan zijn. Te laat communiceren is ook niet wenselijk omdat de werknemers zich dan mogelijk niet serieus genomen voelen wat weer kan leiden tot verminderd draagvlak en ‘protesten’.

Bel gerust om te bespreken wanneer je je personeel moet betrekken bij je plannen.

Tip 3: Betrek de medezeggenschap al vroeg bij de plannen.

Stap 5:  militaire precisie

Het verwoorden van de veranderingen (in het formatieplaatsenplan) vereist militaire precisie.

In het formatieplaatsenplan laat je zien hoe het functiegebouw er nu uitziet en hoe dit in de gewenste situatie eruit ziet. Wat zijn de huidige functies? Hoeveel fte is werkzaam in die functies? Waar nodig zul je een interne check doen op de personeelssystemen. Is de werkelijkheid nog gelijk aan de situatie op papier? Of werkt de werknemer inmiddels in een andere functie en is dit niet goed doorgevoerd in het systeem? Van belang is dat er geen speld tussen is te krijgen. Niet dus een ‘beetje ongeveer’ beschrijven, maar tot op de komma nauwkeurig.

Dit geldt ook voor de nieuwe situatie. Beschrijf hoe in de nieuwe situaties de functies met elkaar samenhangen maar ook of er nieuwe functies ontstaan. Als dat zo is, dan moet er een functiebeschrijving worden opgesteld en moet de functie worden ingeschaald. Bepaald moet worden of deze nieuwe functie een zogenoemde ‘onderling uitwisselbare functie’ is. In dat geval volgt de werknemer namelijk de functie en bij gelijkblijvende fte’s ontstaat er dan geen boventalligheid.

In dit artikel over de uitvoering van de reorganisatie ga ik in op de uitwisselbare functie en de herplaatsing in een passende functie.

Tip 4: Controleer of de informatie uit je personeelssystemen nog up-to-date is

Stap 6: collectief ontslag?

Op het moment dat je de personele gevolgen in kaart hebt gebracht, weet je of de wijzigingen (mogelijk) tot een ontslag van 20 of meer werknemers zal leiden. In dat geval moet je een melding collectief ontslag doen bij het UWV en de betrokken vakbonden. Deze melding doe je dan (meestal) gelijktijdig met het indienen van de adviesaanvraag bij de OR. Daarnaast stel je de OR ook op de hoogte van de melding.

Vervolgens moet je de betrokken vakbonden raadplegen over de voorgenomen wijzigingen en hoe je de gevolgen zult opvangen. Vaak resulteert dit in een sociaal plan. Hiervoor hanteren de vakbonden hun eigen modellen waarover je kunt onderhandelen.

Het overleg met de vakbonden en het overleg met de medezeggenschapsorganen zijn dus parallelle trajecten. De vakbonden en de medezeggenschap hebben zelf ook overleg met elkaar en het is goed om een afvaardiging van de OR uit te nodigen bij het overleg met de vakbonden over een sociaal plan.

Wanneer je niet tot 20 ontslagen komt, kun je met de OR tot regeling komen hoe je de gevolgen opvangt. Je hoeft dan niet met de vakbonden in overleg. Let op: in je cao kunnen hierover andere afspraken zijn opgenomen.

Tip 5: Laat de OR aanschuiven als toehoorder bij de overleggen met de vakbonden

Stap 7: indienen adviesaanvraag + definitief besluit

De voorbereiding van de reorganisatie eindigt bij het indienen van de adviesaanvraag bij de OR (en het mogelijk doen van een melding collectief ontslag).

Aan de hand van de adviezen van de medezeggenschap zul je je definitieve besluit moeten formuleren. Wijken de adviezen af van de voorgenomen wijzigingen? Dan is het wenselijk om in overleg te treden met de medezeggenschap. Houd je toch vast aan je voorgenomen wijzigingen dan moet je in je definitieve besluit uitleggen waarom je het advies van de medezeggenschap niet overneemt.

In dat geval geldt 1 maand wachttijd voordat je tot uitvoering over kunt gaan. In die maand kan de OR naar de Ondernemingskamer stappen om het proces te laten toetsen. Zowel voor de relatie met de OR, maar ook voor het draagvlak van de wijzigingen binnen de organisatie is dit natuurlijk niet wenselijk. Idealiter kom je dan ook tot een oplossing met de OR.

Tip 6: Investeer in de relatie met de OR. Blijf op speaking terms en probeer tot consensus te komen

Tot slot

Aandacht voor deze stappen verdient zich dubbel en dwars terug. Als je hierover vragen hebt of als ik mee kan kijken neem dan gerust contact met mij op (085 27 33 586 of klaver@hanzeadvocaat.nl).

In mijn volgende artikel zal ik ingaan op de situatie na het definitieve besluit tot reorganisatie. Wie wordt boventallig? Hoe werkt dat precies? Moet je vrijwillige vertrekregelingen in gaan zetten? Kortom; hoe verloopt het proces.

 

Terug naar het nieuwsoverzicht

 

Deel dit bericht:

Hi, mijn naam is William. Waar kan ik je mee helpen?

Kom je er even niet uit, of wil je direct geholpen worden bij een vraag. Neem gerust contact op, bel, mail of stuur mij een bericht via WhatsApp en ik zal je zo snel mogelijk helpen!